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【仕事の話】資料作成あるある ~『備考欄』を設けることで仕事の品質を下げていませんか?~

みなさん、今日もブログをご覧頂きありがとうございます!

 

 

 

 

 

 

今日のタイトルは、

 

【仕事の話】資料作成あるある ~『備考欄』を設けることで仕事の品質を下げていませんか?~

 

です。

 

 

 

 

 

 

備考欄、そう、備考欄。

 

 

 

 

 

便利なんです。私もめっちゃ使ってました。

 

 

 

 

ただね、この備考欄、結構争いも仕事も生むのがまた備考欄だったりするんです。

 

 

 

 

『いや、それ備考欄に書いてるし。』

 

 

 

『備考欄って、何書けばいいの?』

 

 

 

 

私も何度この手のキャッチボールでグローブをダメにしたか。。。

 

 

 

まぁそんな無駄を省きつつ、なんなら仕事の効率もガンガン上げていきましょう!ということで、是非とも読んでいただきたい!!

 

 

 

 

 

備考欄ってなんといっても便利

 

 

そうなんです。

 

 

もう一度言います。

 

 

備考欄って、便利なんです。笑

 

 

 

 

①相手に依頼するときに「なんか不安なんだよなぁ」

 

そんなときにはこれ、

『備考欄~☆(ドラえもんのあのBGM)』

 

 

 

 

 

②前にもこの欄が欲しいとか言われたし、いろんな意見まとめるよりも、

 

そうだ、こうしよう。

『備考欄~☆(ドラえもんのあのBGM)』

 

 

 

 

 

 

③なんかこのスペースが気になる、印刷しても余る。

 

 そんなときにはこれ、

『備考欄~☆(ドラえもんのあのBGM)』

 

 

 

 

 

 

 

『備(ry

  

 

 

 

  

 

備考欄に書くことは人それぞれ異なっている

 

 

というわけで、備考欄の究極インフレをご覧いただいたところで、ここからは備考欄を崖に突き落とします。笑

 

 

みなさんって、備考欄が来た時に何を想像しますか?

 

 

いやいやそんなの、実際に現物を見ないとわからないと言う方が大半だと思いますが、そう考えて頂いた方は、結構真面目な部類に入ると私は思います。

 

 

 

備考⇒補足 と解釈する人もいれば

 

 

備考⇒その他の重要事項(むしろメイン)を記載する人もいます。

 

 

マストなことを書く人もいれば、ベターなことを書く人もいて、自分のメモのために使う人もいます。

 

 

そしてそして、意外と多いのが、『そもそも備考欄を相手にしない(空欄を貫く)』人もいらっしゃいます。 

 

 

 

 

 

そうなんです、

 

備考欄の解釈って、かなり人それぞれ違うんですよね。

 

 

 

 

 

 

備考欄に記載されることが多ければ多いほど、それらをとりまとめたり、内容を確認したり、当初想定していたキャパをはるかに上回る処理を求められ、ハッキリ言って嫌になります。

 

 

 

 

依頼したフォーマットの質が悪い(≒軸が定まっていない)とキッパリ認めることが第一歩だと思った方が成長するかもしれませんね。

 

 

 

 

 

 

備考欄に書いてほしいことを「相手に委ねない」

 

 

 

先ほども申し上げましたが、備考欄というのは人それぞれ解釈が異なります。

 

 

 

 

備考欄を入れておけば、相手が足りないことを補足してくれるかもしれない。

 

 

 

 

良かれと思って空欄をあえて設けておく。

 

 

 

 

それは仕事への『甘え』だと思います。

(いや言い過ぎました本当にごめんなさい。)

 

 

 

 

相手に好き放題な回答をさせないための防止策として、

 

 

 

①たとえば、細かい業務内容を書いてほしいんだよなぁと思ったら、

 

備考 ⇒ 『主な業務内容』

 

とするだけで、とりあえず仕事内容を記載してくれます。

 

 

 

 

 

②たとえば、時間帯を書いてほしいんだよなぁと思ったら、

 

備考 ⇒ 『対象時間』

 

とするだけで、とりあえず時間を記載してくれます。

時間帯を回答してもらうのであれば、セルに選択肢を予め設けておいた方が集計解析が効率良いかもしれませんね。

 

 

 

 

とまぁこんな感じで、備考欄という遊びをもう一つ手を加えるだけで、こんなにも仕事の質が上がります。

 

 

 

本当です、嘘つかないです、やってみてください。笑

 

 

 

 

 

 

まとめ:備考を入れることで安心するのではなく、得たい情報は何かを明確にできて初めて安心することを心がけましょう。

 

 

 

いかがだったでしょうか。

 

 

私は、備考欄を設けてしまったときに、『何をそこに書いてもらったら、後工程がもっと楽になるのか』を考えるようにしています。

 

そうすると、もうひとつ深堀りした質問が導き出せたりしますので、是非とも皆さんも試してみてください。

 

 

 

この記事が、みなさんのお仕事を少しでも効率よくより良いものに繋げられたらうれしいです!!

 

 

あと、最近少しずつ頂けるようになったのですが、ブログを読んでこういうことができるようになった、役にたった、といった反響を頂けると、正直涙出ます。

 

 

皆さんの反応がモチベーションの原点にして頂点ですので、是非ともコメント、☆、お問い合わせ欄からのご意見もお待ちしております!

 

 

 

 

 

本日も読んで頂きありがとうございました!!

 

 

 

 

 

 

☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆

今日という一日に、ありがとう。

☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆

 

 

 

 

 

 

 

隅田