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メールと電話を使い分けるポイント ~大切なことは互いのメリットを正しく理解すること~

みなさん、今日もブログを覗いて頂きありがとうございます!

 

どうも、隅田です。

 

 

昨日のブログ、自分なりの伝え方を考えに考えて文章へ起こしてみましたが、いかがでしたでしょうか。

少しでもポジティブな改善につながりましたら大変うれしく思います。

 

 

☆前回のブログはこちら☆

always-challenging.hatenablog.com

 

 

 

 

 

さて、本日のタイトルですが、

 

「メール」と「電話」の使い分け

 

についてお話していきたいと思います。

※コミュニケーションに関するブログで、一部似たような部分に触れている点がありますがご了承ください。

 

 

 

ではまず、私自身の実体験から。

 

 

みなさんも普段から「メール」と「電話」って多かれ少なかれ、やられることが多いんじゃないかなと思います。

私の仕事は大半が調整業務になりますので、ハッキリいって、多いです。

 

調整業務という言葉をもう少しかみ砕くと、

「日程調整やら、毎年やらないといけない〇〇の書類提出について、各部署へ漏れなく依頼し、漏れなく回収する」

ざっくりこんなところでしょうか。

 

まさに今日起きたことなのですが、昨年度依頼した業務を今年も依頼するという「あるある」な仕事をこなしていまして、昨年度送信したメールをベースに依頼しようと試みたのですが。。。

 

 

 

 

 

ない。

 

 

 

 

 

ない。

 

 

 

 

 

 

メールがない。笑

 

 

 

 

 

昨年度、完全に口頭で済ませてしまったんでしょうね。

着手しようとした案件のメール履歴がゴッソリなかったです。

いやぁやってしまいました。

 

詳細は割愛しますが、やっぱり記録に残さないとこういう無駄な時間を費やしてしまう、、、反省です。

 

 

 

 

では本題に戻ってみましょう。

 

 

 

メールと電話、みなさんもきっと、何気なく使い分けている、もしくは片方に特化している、いろいろあると思います。

 

私がまず申し上げたいのは

『メールじゃなきゃダメだ!』『なんで電話しないんだ!』

は、ハッキリ言ってお門違いな説教かと思っております。

 

メールとか電話というのはあくまで『ツール』にすぎませんので、ちゃんと使い方を理解した上で、相手に伝えたいことが正確に伝えられるかが勝負となってくるはずです。

 

そこで、まずはメールと電話の特徴について簡単にまとめてみました☆

 

 

 

 

メールの特徴☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆

  • 伝達したことがまるまる記録に残る
  • 複数人の宛先を選択することができる
  • 文章の内容によっては、わかりやすくコンパクトに言いたいことが伝わる
  • 送付先の都合に関わらずメール送付(業務依頼)ができる
  • ツールによっては既読チェックも付く(場合によっては相手が確認したかどうかがわからない)
  • 日本語がある程度正しい表現でないと、何を言っているのかわからない場合がある(最悪の場合、高圧的な印象を受けてしまうことも。。。)
  • メール一通送るのに、(量にもよるが)そこまで体力を消耗しない。

 

 

電話の特徴☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆=☆

  • 何より言いたいことを伝えたい言葉で伝えたい時に相手へ伝達できる
  • 本当に言いたいこと「非言語メッセージ」を伝えやすい⇒気持ちが伝わりやすい
  • 口約束となってしまい、伝達したことが記録に残らない⇒悪用注意です。
  • それなりに体力を消耗する

 

 

 

 

みなさんの感じ方と比較して、いかがでしょうか。

 

ご覧になってわかる通り、ハッキリ言って、メールの方が圧倒的に便利です。

なおかつ、メールのすごい点は『記録にしっかりと残る』ことだと思います。

 

これに対して、電話のメリットは、『気持ち』が伝わる点ですよね。

どうしてもメールだと言葉にしにくい気持ちの部分、例えば、宜しくお願いしますって何回もメールで書いてしまうと「なにこれ」と思われてしまうものが、不思議と電話で話しているときは無意識に3回くらい宜しくお願いしますって伝えてしまうという。笑

これって、気持ちでコミュニケーションが取れている証拠だと思います。

 

 

 

 

私がよく実践するのは、「メールで依頼をした後に、電話で念押しのアプローチを

行う」手法です。

 

要は、『記録にも記憶にも残す』作戦ですね。

 

あとは相手がイケてないメールの文面を送ってきたときに、寄り添って念押し電話をしたりもします。

 

『この解釈で間違いないですよね?』みたいな感じです。

※以前のブログで、解釈が2通り以上得られた場合は電話する、というケースと同様です。

 

 

 

あと、今後みなさんのメールと電話を使い分ける上で是非とも心がけて頂きたいことがあります。

 

 

 

それは、『自分の仕事を誰かに引き継ぐこととなったときのために記録を残しておくこと』です。

 

 

今みなさんが毎日やられている仕事は、おそらく10年先には違う誰かがされていることかと思います。

 

仕事というのは、決して私物ではないんですよね。

 

また、病気によって、長期にわたり戦線離脱する、なんてことも考えられます。私は実際にこれで迷惑をかけてしまったわけです。

 

メールであれは記録は残ります。

 

電話は記録が残りません。

 

しかし、電話しただけでは記録は残りませんが、電話をしたという記録を残すことはいくらだって可能です。

 

 

私は実際にコミュニケーション履歴を付けるようにしています。

 

 

重要な案件であればあるほど、だれとどんな話をしたのか、ポイントは何か。を纏めるようにしています。

⇒営業であれば営業日報、会議であれば議事録、これの個人間バージョンって感じです。

 

仕事の生々しい記録を残すよりも、大事なポイントをしっかりと明文化して、あとは後任者の方に好きなように料理しちゃってください。というのが根本の考え方です。

 

もし次に同じ仕事を違う誰かがやることになった際に、決して苦労しないように。。。という思いやりを込めて、空いた時間に残すように心がけております。

 

 

 

 

 

 

 

 

えっ?いやいやあんた今日、メールも何もないって言ったやんって?

 

 

 

 

 

 

だから反省しているんですってば。。。苦笑

 

 

 

 

 

みなさんも、メール、電話というツールに囚われることなく、相手に伝えたいことを正確に伝えられるよう、少しでもこのブログが参考になれば幸いです。

 

 

 

今日もご覧頂きありがとうございました!

 

 

 

 

今日という一日に、ありがとう。

 

 

 

 

隅田